【20】現金で払った経費の領収書の整理の仕方

多くの人は「会計ソフト」を使っているかと思いますが、

入力作業をスムーズにするためには
＜請求書・領収書を美しく整理すること＞が重要です。

今日はその一例として
「現金で払った経費領収書の整理の仕方」
をご紹介しますね。

【001：準備編】

■用意するもの･･･大学ノート12冊
■対応できる規模（目安）･･･年商5億円程度まで（法人・個人問わず）

■大学ノートの表紙に【●年●月分領収書】という感じでタイトルを書きます。
　大学ノートは、開いた左右のページで１日分とカウントするとちょうど３１日分あります。
　（最初に開いたページは、左側が厚紙で、最後のページは右側が厚紙です）

■最初に開いたページの右肩に日付（例：6/1）と書き、
　次ページ以降の右肩にも同じように日付を書いていきます。
　１ヶ月１冊として、全１２冊で一年分となります。
　（★領収書が少量の場合は「005：注意点」の②で説明しています。）

（↑平成30年4月の場合）

【002：実践編①】
　

では、領収書を実際にノートに貼り付けしていきましょう。
　すごく簡単です。
　領収書に日付が書いていますよね？
　この日付のとおりに、先ほどノートの
　右肩に書いた日付のページに貼っていくだけです。

　はい、終わり！

　「えええ？？？」
　という声が聞こえてきそうですが
　本当にこれだけです。

【003：実践編②】

　会計ソフトの現金出納帳に入力しよう

　では、領収書ノートから会計ソフトの現金帳に入力していきましょう。
　領収書ノートの最初のページから日付順に会計ソフトに入力していきます。
　入力したら領収書に赤ペンチェックをつけておけば
　【入力済み】のシルシとなり、二重計上が防げます。

　はい、現金帳の経費入力がこれで完成！
　「えええ？？？？」と再び聞こえてきそうですが
　本当にこれだけです。

【004：このやり方の優れた点】

■多くの方が領収書の整理に手こずってきた理由は
　勘定科目の正しい知識があまりないのに
　一生懸命に科目ごとに分類しようとしたり、
　取引先別（支払先別）に分類しようと試みて、
　だんだんややこしくなってしまい、
　結果「イヤイヤ病」にかかってしまうからです。
　でも【日付】は誰にでも分かります。

■このやり方は、優れた点がいくつもあります。
①領収書の日付さえ分かれば、誰でも出来る。
　（会計知識は不要。老若男女も問わず）
②ノート保管なのでスッキリ整理できる。
③見やすい
④あとで財布やポケットから領収書が出てきた時でも追加で貼りやすい。

【005：注意点】

なお、注意点もあります。

①ノートの空白の日付（ページ）をもったいがらない。
　空白のページがあるという事は、現金払いの経費が無かったことの証明で
　す。モッタイナイ星人の性分を発揮して無理矢理、他の日付を詰めて貼っ
　たりするとせっかくの美しく整然と並んだ物がグチャグチャになります。
　ノートくらい贅沢に使いましょう。

②ノート両開きで１日分は余り過ぎる場合
　現金払いの経費が極めて少ない場合は、片ページだけで１日分とすれば良
　いでしょう。そうすると、ノートの最初の見開きの左側（厚紙）から、最
　後のページの見開きの右側（厚紙）まで数えると62枚になります。
　つまり、２ヶ月分が１冊で管理できることになります。この場合、ノート
　の表紙のタイトルは【H30年1～2月分】という具合に書きましょう。
　

【006：さいごに】

いかがだったでしょうか？

実際に私の事務所では、法人客・個人客を問わず、
顧問先さんにはこの方法をお勧めしています。

１日の仕事が終わったら今日の振り返りを兼ねて
「3分間の領収書整理タイム」を取って下さいね。

いくら簡単な方法でも貯め込むとキツイですからね。