【22】電子帳簿保存法にどう対応するのか？

１．改正電子帳簿保存法の概要

令和6年1月より「改正電子帳簿保存法」がスタートしております。

「これにどう対応したらいいのですか？」というお問い合わせも多いため、

今回はこれを取り上げます。

まず、国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」を見ると、

①電子帳簿・電子書類

②スキャナ保存

③電子取引

という３つが記載されています。

このうち①と②は令和6年1月以降も紙のままでも問題ありません。

確かに、②のスキャナ保存をする場合、紙の領収書や請求書などを

紙で保存しなくてもいいというメリットはあります。

しかし、

• 紙のままでも問題ない書類につき手間をかけてスキャンしなければならない
• 書類受領後、約2か月7日以内にスキャンしなければならない
• タイムスタンプなどのシステムの導入＋検索要件

という要件があります。

だから、中小企業の場合は①と②は電子対応ではなく、

紙での対応のままでイイのです。

２．電子取引には対応するしかない

ただし、③の電子取引は別です。

どんな会社でも「アマゾンや楽天などのインターネットでの物品やサービスの購入」や

「メール添付による請求書の送受信」などを行っているでしょう。

③の電子取引からは逃げられないのです。

しかし、この運用をしようと思うと

• 会社に合わせた事務処理規程の作成（※１）
• 専用の保存システム、または、専用エクセル（※２）での運用

が必要になります。

規程の作成などにもコストがかかります。

いずれにせよ、これだけ日本全国の企業が人材不足で悩んでいる中、

電子保存のために手間と時間とコストを割く必要があるのです・・・。

３．国税庁から発表された情報

ここで、朗報があります。

国税庁が令和5年11月17日に発表した情報よれば、

電子保存ができない場合でも、

次のような状況であれば問題ない旨が記載されているのです。

• 人手不足、システム整備が間に合わない、資金不足などの幅広い理由がある。
• 税務調査の際、ダウンロードできる、印刷したものを提示・提出できる。

なお、「幅広い」に特段の定義はないので、幅広い理由ということになります。

また、電子データを消さずに保存する必要があります。

特に、インターネットで物品等を購入した場合、管理画面で何年間保存されているかの確認や、

パソコンの入れ替えに伴い、メールや添付資料が無くなることに注意する必要があります。

電子データの保存は必要ですが、改正電子帳簿保存法に対応しなくも問題ないのです。

 

４．税務調査ではどうなる？

実際の税務調査を考えても、電子データの保存さえしてあれば、

問題になることはまずないでしょう。

ということで、ボクは・・・

①電子帳簿・電子書類：対応せんでよろしい（紙保存のまま）

②スキャナ保存：対応せんでよろしい（紙保存のまま）

③電子取引：これだけは対応せなアカン（電子データの保存）

・・・とクライアントさんにご説明させて頂いています。

結果、多くの中小企業の対応としては

• 電子データの保存はする（＝取引履歴が管理画面で見られるならば、それでもよい）」
• 経理担当者の対応は従来と何も変わらない

ということで、税務調査の際に問題が起きる可能性は非常に考えられます。

改正電子帳簿保存法は開始から1年が経ちましたが、

「幅広い」理由（特段の定義なし）があれば、
上記のとおり、大掛かりな対応をしなくても問題ないのです。

【コーヒーブレイク】～電子帳簿保存法の誤解～
よくある誤解なのですが、
相手から紙でもらった請求書や領収書までも

スキャン保存しないといけないと誤解しておられる人がいますが、

紙でもらった＆紙で渡したというペーパー書類は、
そもそも電子帳簿保存法の対象ではありませんので
これまで通りの取り扱いで全く問題ありません。